Bundesteam: Treffen im virtuellen Raum

Das Bundesteamtreffen (BTT) mit etwa 30 aktiven VWI-Mitgliedern sollte Ende September eigentlich im Göttinger Land stattfinden. Dies wäre auch mit einer geringeren Teilnehmendenzahl möglich gewesen, und so standen wir vor der Frage: Soll sich das Bundesteam wirklich in kleiner Runde treffen oder steigen wir auf ein virtuelles Event um, damit mehr Bundesteamler (BTler) dabei sein können?

#Leadership
Das Bundesteam wird derzeit von vier Teamleitern koordiniert. Unser Grundsatz ist hierbei, aktive BTler so viel wie möglich mitgestalten und entscheiden zu lassen. Anstatt also in der Teamleiterrunde zu entscheiden, wie das BTT stattfinden wird, haben wir diesen Ball an die BTler zurückgeworfen. Entgegen unserer Erwartung hat sich ein klares Stimmungsbild gezeigt: Das BTT sollte als virtuelles Event stattfinden.

#Brainstorming
Aber wie soll ein Event, das so viel zwischenmenschliche Interaktion beinhaltet, virtuell überhaupt stattfinden? Kennenlernen, Teambuilding, Workshops und vieles mehr – es ist die Summe an Details, welche das BTT immer erfolgreich gemacht hat. Das Umdenken haben wir natürlich nicht alleine gemacht: Um hier auch die Ideen der BTler anzapfen zu können, haben wir eine offene Brainstormingrunde durchgeführt – denn 1+1=3. Das Resultat war ein Pool an innovativen Ideen, wie unsere Traditionen und Werte auf ein virtuelles Event umgemünzt werden können.

#BundesTEAM
Einander besser Kennenlernen und das WIR-Gefühl stärken – zwei Elemente, die niemals auf einem BTT fehlen. Um diesen Leitgedanken weiter zu führen und trotzdem nicht den Zeitrahmen zu sprengen, haben wir uns für drei Ideen entschieden:

1. Gemeinsames Kochen
   Zur Auswahl standen drei Rezepte und je Rezept ein virtueller Raum, in denen sich die BTler während des Kochens austauschen konnten. Der Rest ist Geschichte.
2. Ein Blick ins Zuhause
   Jeder Teilnehmende hat sich einen Gegenstand mit persönlichem Wert rausgesucht, in die Kamera gehalten und erklärt, warum dieser Gegenstand eine besondere Bedeutung für ihn oder sie hat. Dadurch hatten wir die Möglichkeit, Neues über einander zu lernen.
3. Eine Storyline bauen
   Eine Geschichte beginnt mit einem Satz, gefolgt von einem unvollständigen Satz. Ein BTler muss diesen vervollständigen und einen weiteren unvollständigen Satz formulieren. Dann ist der nächste BTler an der Reihe, und so geht es bis zum Ende der Geschichte weiter. Mit dieser Methode wird nicht nur die eigene Kreativität angezapft, sondern sie hilft auch, einander zuzuhören und die Teamkooperation zu verbessern.

Der optionale Ausklang im Anschluss des offiziellen Teils war natürlich wie immer auch Teil des BTTs.

#Feedbackkultur
Die persönliche Weiterentwicklung ist eine unserer drei Säulen im Bundesteam, die wir durch eine aktiv gelebte Feedbackkultur fördern. Raum für Feedback haben wir wie folgt gegeben:

1. Offenes Feedback für Initiativen
   Damit alle einen Überblick über den aktuellen Status laufender Aktivitäten bekommen, geben die Initiativen beim BTT immer ein Update. Um hier virtuell etwas Effizienz reinzubringen, fand das Update in einem Zwei-Minuten-Pitch statt – mit anschließender Möglichkeit, über Mentimeter Feedback in einer Freitext-Funktion zu geben, das offen für jeden sichtbar geteilt wurde.
2. Secret Friend
   Optional bestand die Möglichkeit, beim „Secret Friend“ teilzunehmen. Dabei hat man einen anderen Teilnehmenden zugelost bekommt, den man über das Event hinweg beobachten sollte. Das anschließende Feedback wurde dann auf eine Postkarte geschrieben und an den Teilnehmenden geschickt, der beobachtet wurde. Somit hat jeder, der wollte, nicht nur persönliches Feedback erhalten, sondern auch eine kleine Erinnerung an das BTT.

#OpenSpace
Schon seit zwei Jahren haben wir das Konzept des BTTs umgestellt. Anstatt Themen für Arbeitsgruppen vorzugeben, fragen wir jedes Mal die Teilnehmenden, welche Themen sie gerne bearbeiten würden. Somit ergeben sich mehrere Zeitslots mit parallel stattfindende Arbeitsgruppen. Dabei kann jeder Teilnehmende selber entscheiden, bei welcher Arbeitsgruppe er oder sie mitarbeiten mag. So gewährleisten wir, dass nur an Themen gearbeitet wird, worauf die BTler auch Lust haben, und dass in den Gruppen immer genau die richtigen BTler sitzen – nämlich die, die dieses Thema gerne weiterentwickeln wollen.

Den Grundgedanken dieses Konzeptes haben wir auch virtuell beibehalten und minimal umgestellt. Bereits bei der Anmeldung haben wir Themen abgefragt und zusätzlich am Tag selbst nochmal die Möglichkeit gegeben, Themen einzubringen. So hatten wir die Chance, die Timeslots schon etwas im Vorfeld zu sortieren. Im Anschluss an die Slots hat jede Gruppe kurz die Resultate in einem Recap zusammengefasst. Ansonsten war die Durchführung nicht viel anders als Offline: Sammeln, Ordnen und Pitch der Themen, Slot 1, Recap, Slot 2, Recap.

#EinBlickInDieThemen
Starker Fokus lag dieses Mal auf der Digitalisierung unserer Events. Dabei hatten wir nicht nur eine Arbeitsgruppe dazu, wie bereits bestehende Events digital gestaltet werden können (zum Beispiel Online-HGV), sondern auch dazu, wie wir die aktuelle Entwicklung nutzen können, um VWI-Mitgliedern neue Angebote anbieten zu können (Digitale Angebote).

#VWIFamilie
Am Ende des Tages war auch virtuell zu spüren, wie nah VWIler sich nach jahrelanger Freundschaft stehen und wie schön es ist, gemeinsam das Verbandsleben mitzugestalten.

#WerdeEinTeilDerFamilie
Du hast Lust, dich auf nationaler Ebene bei bundesweiten Initiativen zu engagieren? Cool! Es warten derzeit spannende Aufgaben auf dich:

• Erarbeitung eines Konzepts zum Wissensaufbau in den Hochschulgruppen im Bereich IT
• Weiterentwicklung der Regionalgruppen

Oder du kommst mit einer Idee einfach auf uns zu – wir freuen uns immer auf neuen Input!

Mehr Infos und den Kontakt zum Bundesteam gibt es unter diesem Link.

Von Sabrina Richter, Teamleiterin Bundesteam